איך מפיקים אירוע?

מזי ברק – בעלים ומנכ"לית ב"אלמה הפקות אירועים" ומרצה בתחום האירועים משתפת על תהליך תכנון והפקת האירוע המושלם.

אז איך אנחנו מפיקים אירוע?

בגדול, הפקות אירועים נועדו להפוך חלום של לקוח בשילוב הדמיון שלנו למוצר מוגמר ומושלם לדעת שני הצדדים.

ועכשיו מפורט יותר (:

איפיון האירוע

שלב ראשון, נתחיל מסוג האירוע – כנסים, מסיבות, נופש עובדים, ימי גיבוש, אירועי happy hour במשרדים ועוד.

לגלריית האירועים שלנו לחץ כאן

השלב הבא הוא להבין את צרכי הלקוח ואופיו של הארגון- כמות עובדים, פעילויות ואירועים שהתקיימו בעבר, תקציב , גילאי עובדים, מגזרים, מיקום גאוגרפי, עיסוק החברה (כן גם זה חשוב כדי להבין אות אופי העובדים ?).

מניסיון, אנו משקיעים ומקפידים על שלב האפיון כי ככל שנקבל יותר מידע התוצאה תהיה טובה ומהירה יותר.

בשלב השלישי אנו מעבדים את הנתונים ומבצעים סיעור מוחות אצלנו בחברה עם כל הגורמים הרלוונטיים לאירוע שלכם, לדוגמא: קריאייטיב, גרפיקה, עיצוב, מנהל מוסיקלי ואני (:

תיאום ציפיות ובירור צרכים ספציפיים

בסיום, נשלחת אליכם במייל הצעת מחיר ראשונית, וכדי לוודא שאנו משדרים על אותו גל ואכן הצלחנו לקלוע למה שביקשתם מתבצעת גם שיחת טלפון\פגישה איתי.

בשיחה/פגישה אנו עוברים על ההצעה שלב אחרי שלב, כדי לאשר כיוון כללי ולעשות תיאום ציפיות. השיחה הזו חשובה מאוד כדי להפוך את האירוע למושלם ומדויק עבורכם.

לאחר השיחה אנחנו כבר נקבל תמונת מצב מדויקת ולאט לאט תראו את החלום שלכם נרקם לכדי מציאות.

בחירת ספקים מקצועיים ואיכותיים

מרכיב נוסף, חשוב מאוד, ולא פחות משאר השלבים שציינו הוא בחירת ספקים נכונים המותאמים לאירוע. מרכיב כל כך חשוב שבקורס הפקות אירועים שלי (למעבר לסילבוס לחץ כאן) אנחנו מדברים עליו במשך 3 שיעורים שלמים בנוסף לפגישות פרונטאליות עם ספקים שונים.

סוגי ספקים:

תאורה והגברה, בינוי, צילום, עיצוב, מיתוג, קייטרינג, שירותי בר, אמנים, לוקיישנים, חברות הסעות, חברות תעופה, אבטחה, קונסטרוקציה ועוד..

בכל אירוע שלנו, קטן כגדול אנו בוחרים בקפידה את הספקים שלנו ומשתדלים לעבוד עם ספקים איכותיים ואפילו קבועים שכבר מכירים את אופי ורוח האירועים שלנו ועומדים בסטנדרטים הגבוהים שאנו מציבים. חברת הפקה איכותית בודקת את טיב הספקים עוד לפני ההצעה ללקוח. אם זה בסיור שטח, טעימות, עבודות קודמות, המלצות וכו'.

הפקת אירוע עם אלמה הפקות

לסיכום, כשרוצים להפוך חלום למציאות ולא פחות חשוב לעשות זאת במקצועיות וביצירתיות נדרשת חברת הפקה בעלת ניסיון, קשרים וצוות מוכשר.

חברת הפקה שיודעת לחשוב מחוץ לקופסא אבל בלי לוותר על צרכי הלקוח ורצונותיו. חברת הפקה שגורמת לתהליך המורכב להיות הרבה יותר פשוט והכי חשוב- מהנה!

יש לכם אירוע על הפרק? זה הזמן לדבר איתנו!